La gestión de inventario es esencial para aprovechar al máximo su pequeña empresa. Gran parte de su capital puede estar inmovilizado en el inventario, por lo que manenerse al tanto debería ser su prioridad.
Si lo hace bien, le ayudará a reducir los desperdicios o cosas en mal estado y satisfacer las demandas de los clientes. No quiere perderse una venta porque se agotó, ni tirar a la basura los alimentos que no se vendieron porque ya no están.
Los informes de falta de existencias han aumentado un 250 % desde la pandemia. Si bien esto se debe en parte a las limitaciones de suministro, la previsión y gestión deficientes del inventario también pueden tener un impacto importante. Esto puede dar a los clientes una mala impresión de su empresa y evitar que realicen pedidos en el futuro. Ya sea que trabaje en tiendas minoristas, restaurantes o tenga un salón de belleza, es posible que se pregunte cómo realizar un seguimiento del inventario.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el proceso que utiliza para realizar un seguimiento de su inventario, ya sean productos, equipos, componentes o devoluciones. Desde el momento en que el inventario ingresa a su almacén o trastienda, necesita saber cuándo se vende y cuándo debe pedirse y reabastecerse nuevamente.
Estos son solo algunos ejemplos de lo que su empresa puede necesitar para realizar un seguimiento. restaurante y bar, Existencias de alimentos y bebidas, incluidas las materias primas:
- Restaurantes y bares
Inventario de alimentos y bebidas, incluidas las materias primas
orden de compra
Stock de seguridad
- Venta minorista
Artículos que están listos para vender
Devoluciones, clasificadas en lo que se puede revender y lo que está dañado
Artículos que se venderán en línea o en la tienda
Materias primas
Mercancías en tránsito que están en camino al cliente
- Salud y Belleza
productos que se venden
Productos que se utilizan para tratamientos de clientes.
Devoluciones, clasificadas en lo que se puede revender y lo que está dañado
- Gimnasios y centros de ocio
Cualquier alimento que se venda, por ejemplo, proteínas en polvo y refrigerios.
Equipo: realizar un seguimiento de lo que puede necesitar reemplazo o actualización (bienes ‘MRO’)
Cadena de suministro
Consejos de gestión de inventario para pequeñas empresas
Asegúrese de que todo su inventario esté lo más organizado posible implementando los siguientes consejos:
- Etiquete y organice todos sus productos claramente desde el principio: asegúrese de no juntar accidentalmente artículos similares pero diferentes. Asegúrese de que las etiquetas sean legibles.
- Cree un área separada para los productos devueltos: asegúrese de verificar su calidad antes de clasificarlos nuevamente en el inventario listo para vender. No quieres vender productos de baja calidad.
- Establezca controles de inventario regulares y sea estricto con ellas: es tentador confiar en los datos que tiene delante, ya sea que se ingresen de forma automática o manual, pero debe asegurarse de que sean precisos.
- Esté siempre preparado para emergencias: guarde el inventario de última hora y cree una lista de proveedores que puedan ayudarlo rápidamente. Esto es muy importante en tiempos turbulentos.
- Sea coherente en todos los procesos: esto incluye todo, desde cómo recibe y administra su inventario hasta el seguimiento en el punto de venta. Esto reduce la posibilidad de errores.
- Clasifique los productos según cómo se venderán: cree una sección separada para los artículos que se venderán en línea y los artículos que se venderán en la tienda. También puede agruparlos por valor o prioridad, por ejemplo, las gafas de sol pueden ser una venta prioritaria en el verano.
- Lleve un registro de lo que trae de sus proveedores; esto lo ayudará a evitar ordenar accidentalmente demasiadas existencias. Si tiene muchas existencias, podría valer la pena contratar a un controlador de inventario.
- Seleccionar artículos no vendidos: busque artículos que no se hayan vendido en los últimos seis meses y deje de reabastecerse. Si tiene mucho inventario, podría ser una buena idea realizar rebajas o descuentos de temporada para ayudar a mover el inventario restante.
- Digitalice sus pronósticos: un sistema de administración de inventario en línea puede ayudarlo a refinar sus pronósticos. Le proporcionará datos históricos de ventas, crecimiento proyectado y tendencias del mercado, todo lo cual se utilizará en sus cálculos de ventas proyectadas.
Esto no solo lo mantendrá más organizado, sino que también ayudará a garantizar que los artículos no se desperdicien y lo ayudará a comprender qué productos, elementos del menú o servicios son los más populares.
Método de gestión de inventario
Puede utilizar varios métodos. Primero puede probar lo que funciona mejor para usted en una escala más pequeña. Aquí hay algunas técnicas de gestión de inventario de pequeñas empresas que se pueden utilizar en la mayoría de las industrias:
- Primero en entrar, primero en salir (FIFO)
Este es un método simple pero popular de gestión de inventario. La tecnología FIFO es especialmente adecuada para productos perecederos. Al usar esta técnica, puede asegurarse de que las existencias antiguas se vendan antes de que se lancen nuevos productos. Si bien necesitará un almacén organizado, almacén u otro espacio dedicado para hacer esto con éxito, ayudará a mantener el daño y el desperdicio al mínimo. La mejor manera de organizar su inventario utilizando la tecnología FIFO es agregar nuevos productos en la parte posterior de su tienda actual en lugar de en el frente. De esta manera, siempre puede encontrar y vender artículos con la “vida útil” más corta. - Nivel de existencias estándar También conocido como “niveles par”, implica calcular una cantidad estándar de cada producto en función de la demanda del cliente. Asegúrese de vigilar su inventario y pedir más antes de caer por debajo de ese número. No necesita hacer pedidos grandes cada vez, pero es suficiente para asegurarse de que puede satisfacer la demanda y no perder ventas potenciales. Los niveles predeterminados pueden tardar algún tiempo en descubrirse e investigarse, por lo que este puede no ser el mejor método de gestión de inventario para una nueva empresa. También puedes experimentarlo cambiando con las estaciones.
- Gestión ABC: Es posible que tenga productos que sean más populares o más valiosos que otros. Las técnicas de gestión de inventario se conocen como técnicas de gestión ABC. Aquí puede dividir sus acciones en diferentes categorías según la importancia o la cantidad de ingresos que generan. “A” representa los elementos más solicitados y “C” representa los elementos de movimiento lento. Puede ser un proceso lento al principio. En última instancia, sin embargo, conducirá a una mejor gestión a largo plazo. También le permite concentrarse más en los artículos más rentables y ayuda con el marketing y las promociones.
- Justo a tiempo (JIT): El metodo de administración de inventario es el que tiene el nivel de inventario mínimo necesario para satisfacer la demanda del cliente. Solo rellene cuando estos números sean más bajos, no cuando ordene con anticipación. Es un método aventurero que requiere mucha planificación, pero es bueno para aquellos que no tienen mucho espacio de almacenamiento. Un proveedor confiable es esencial para un trabajo adecuado, aunque puede ayudar a ahorrar costos y dinero al limitar la cantidad de “inventario” que desea.
Software de gestión de inventario
La tecnología puede proporcionar muchas soluciones útiles y prácticas para las pequeñas empresas y liberarlo de pesadas tareas administrativas. El software de gestión de inventario no es una excepción.
Puede encontrar guía de las opciones más recientes y mejor calificada en línea. Los beneficios a menudo incluyen:
- Marcar cuando se requiere reabastecimiento
- Reducir el riesgo de error humano
- Integre con su software de contabilidad
- Facilite la recopilación de datos
- Evite la escasez de productos o retrasos
- Resumen de inventario disponible en cualquier dispositivo
- Previsiones más precisas
- Mejore la organización de todos los departamentos, desde el almacén hasta el taller.
Esto lo ayudará aún más a predecir qué productos funcionarán bien y rastrear el “uso” de artículos perecederos.
Al igual que con cualquier sistema informático, tenga cuidado con los bloqueos del sistema. Realice una copia de seguridad de sus datos con regularidad para asegurarse de que no cause problemas.
También debe tener cuidado con los piratas informáticos que intentan acceder a los datos de su empresa. Protéjase actualizando su firewall y software antivirus y aprendiendo consejos generales de seguridad cibernética.
Todavía tiene que hacer el inventario y la entrada de datos. Pero tener cosas en su computadora facilita la organización de la gestión de inventario en su pequeña empresa.
